Lĩnh vực hoạt động

Chương trình tập huấn nhằm thống nhất cách thực hiện, giải quyết những vướng mắc còn tồn tại và từng bước chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ điện tử và soạn thảo văn bản trong toàn Công ty.

Ông Trương Đình Quốc, Giám đốc Công ty Điện lực Đồng Nai phát biểu khai mạc

Phát biểu khai mạc chương trình, Giám đốc Công ty Điện lực Đồng Nai Trương Đình Quốc nhấn mạnh yêu cầu phải làm ngay, làm thống nhất và khoa học ngay từ đầu đối với công tác văn thư, lưu trữ và soạn thảo văn bản. Đây là những công việc cần được thực hiện thường xuyên, nghiêm túc, tránh để phát sinh tồn đọng, kéo dài hoặc hình thành những cách làm khác nhau giữa các đơn vị.

Giám đốc cũng đề nghị người đứng đầu các đơn vị phát huy vai trò chỉ đạo, tổ chức triển khai nghiêm túc tại đơn vị mình; tập trung rà soát, xử lý dứt điểm những vướng mắc còn tồn tại, đồng thời từng bước chuẩn hóa quy trình và phương thức thực hiện. Việc này không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ mà là trách nhiệm của mỗi CBCNV trong quá trình số hóa hoạt động quản lý của Công ty.

Gần 600 CBCNV thuộc các phòng, ban đơn vị trực thuộc đã tham gia chương trình tập huấn

Theo đó, chương trình tập huấn tập trung vào hai nhóm nội dung chính là soạn thảo văn bản và lập, quản lý, lưu trữ hồ sơ trên môi trường điện tử.

Đối với nội dung lưu trữ hồ sơ điện tử, chương trình tập trung giải đáp những vướng mắc phát sinh trong thực tế như đặt tên, kết thúc, nộp lưu, xác định thời hạn bảo quản hồ sơ và xử lý văn bản trên môi trường điện tử. Đây là những vấn đề các đơn vị thường gặp trong quá trình chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử.

Bên cạnh đó, nội dung tập huấn về soạn thảo văn bản được triển khai theo hướng hệ thống hóa từ những yêu cầu chung đến phương pháp thực hiện đối với từng loại văn bản. CBCNV được giới thiệu khái quát về hệ thống văn bản; các yêu cầu trong soạn thảo văn bản hành chính; quy trình soạn thảo văn bản và phương pháp soạn thảo các loại văn bản thường được sử dụng trong hoạt động của Công ty.

Cô Trần Thị Hường, Thạc sĩ, giảng viên Học viện Hành chính và Quản trị công, hướng dẫn các nội dung liên quan đến soạn thảo văn bản

Trong đó, chương trình tập trung hướng dẫn phương pháp soạn thảo đối với các loại văn bản hành chính như quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, kế hoạch và biên bản. Việc thống nhất cách tiếp cận đối với từng loại văn bản nhằm giúp người thực hiện xác định đúng mục đích, nội dung, bố cục và cách trình bày, hạn chế những sai sót trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản.

Để nội dung tập huấn sát với công việc hằng ngày, trước khi triển khai, Công ty Điện lực Đồng Nai đã đề nghị các phòng, ban và đơn vị trực thuộc rà soát quá trình thực hiện, chủ động tổng hợp những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc hoặc chưa thống nhất. Các câu hỏi được yêu cầu nêu cụ thể tình huống thực tế, quy định đang áp dụng và nội dung cần được hướng dẫn, làm rõ.

Từ thực tế đó, nhiều vấn đề thiết thực đã được các đơn vị đưa ra trao đổi. Đối với hồ sơ điện tử, các nội dung được quan tâm gồm cách đặt tên hồ sơ trong những trường hợp cùng loại công việc nhưng phát sinh theo từng sự kiện, nhiệm vụ; việc kết thúc, nộp lưu hồ sơ; xác định thời hạn bảo quản; xử lý hồ sơ có nhiều bộ phận cùng tham gia hoặc trường hợp văn bản ban đầu giao phối hợp nhưng quá trình xử lý sau đó có cá nhân, bộ phận chủ trì.

Công ty Điện lực Đồng Nai đang vận chuyển tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ hiện hành

Các đơn vị cũng trao đổi về việc có cần lập hồ sơ giấy sau khi hồ sơ điện tử đã hoàn tất nộp lưu, cách xử lý hồ sơ chưa được quy định cụ thể về thời hạn bảo quản và phương án xử lý đối với hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ.

Việc đưa những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện vào nội dung tập huấn giúp chương trình không chỉ dừng ở việc phổ biến quy định mà còn tạo điều kiện để các đơn vị trao đổi, thống nhất cách hiểu và cách thực hiện. Qua đó, Công ty từng bước chuẩn hóa việc soạn thảo, quản lý, xử lý và lưu trữ văn bản, hồ sơ trong toàn Công ty.

Thông qua chương trình, Công ty Điện lực Đồng Nai hướng đến hình thành phương thức thực hiện thống nhất, rõ trách nhiệm và phù hợp thực tiễn; đồng thời nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và văn bản điện tử, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của Công ty.